Quelle est la différence entre une indemnité forfaitaire et une indemnité au réel ?

- Remboursement forfaitaire des frais : un montant fixé à l'avance sans justificatifs

- Remboursement des frais réels : remboursement des frais effectivement engagés

Ces deux systèmes obéissent à des règles différentes et ne peuvent en principe pas être utilisés indifféremment. Il existe toutefois des exceptions à cette règle. 

Un remboursement forfaitaire des frais correspond à un montant prédéfini accordé sans justificatifs. Ce système n'est autorisé que dans les limites légales journalières et annuelles.

Le remboursement des frais réels s’effectue sur la base de pièces justificatives et n’est soumis à aucun plafond, mais seuls les frais propres à l’association peuvent être remboursés. Les pièces justificatives doivent en outre être conservées dans la comptabilité.

En principe, ces deux systèmes ne peuvent pas être combinés pour les mêmes frais.
Il existe toutefois une exception importante : une indemnité forfaitaire peut être combinée avec une indemnité kilométrique pour les déplacements, à condition de respecter les conditions légales :

- l’indemnité kilométrique suit le barème fédéral officiel ;

- un carnet de route est tenu (date, trajet, nombre de km, activité) ;

- un plafond annuel de 2 000 km par bénévole s’applique.

Certaines activités bénéficient d’une dérogation à ce plafond kilométrique, comme notamment le transport de personnes (par exemple, les personnes à mobilité réduite, le transport de malades, le transport social). Dans ces cas, un nombre plus élevé de kilomètres peut être remboursé, à condition que le transport fasse effectivement partie de la mission de bénévolat et soit correctement enregistré.

Dans la pratique, des problèmes surviennent surtout lorsque le forfait est utilisé comme indemnité fixe par activité ou lorsque les systèmes se confondent sans accords clairs. C’est pourquoi une association a tout intérêt à choisir au préalable une méthode de travail claire (par bénévole) et à la consigner ensuite dans ses accords relatifs au bénévolat.