Quelles sont les obligations administratives d'une ASBL qui fait appel à des bénévoles ?

Une association doit informer correctement les bénévoles au préalable et être en mesure d'en apporter la preuve.

Dans la pratique, cela se fait généralement au moyen d’un protocole d’accord écrit ou d’une note d’organisation. Les remboursements de frais doivent figurer sur une liste nominative et, dans certains cas, la tenue d’un registre des bénévoles est obligatoire.  

Une organisation qui travaille avec des bénévoles a plusieurs obligations légales :

1. Obligation d'information (obligatoire)

L'association doit pouvoir prouver que les bénévoles ont été correctement informés.

Avant le début du bénévolat, l’organisation doit informer le bénévole notamment sur :

- l’objet et le statut de l’organisation
- les assurances
- les éventuels remboursements de frais (nature et conditions)
- l’obligation de confidentialité et de discrétion

La loi n’impose pas de forme particulière, mais la charge de la preuve incombe à l’ASBL. Une information orale ne suffit donc pas dans la pratique. 

C’est pourquoi il est préférable de recourir à une note d’organisation écrite.

2. Note d’organisation écrite / note d’accord

Une telle note est, à notre avis, indispensable et obligatoire dans certains secteurs flamands (par exemple, les organisations d’aide sociale).

Elle contient les accords suivants :

- les droits et obligations du bénévole et de l’organisation
- les accords relatifs à la sécurité et à l’encadrement

- les accords relatifs au remboursement des frais

- la personne de contact au sein de l’organisation 
- des informations sur l’assurance, la responsabilité civile et la confidentialité

Dans la pratique, ce document est le premier à être demandé lors des contrôles.

3. Remboursement des frais via une liste nominative

Lorsque les bénévoles perçoivent une indemnité forfaitaire, l’association doit :

- tenir une liste nominative reprenant tous les montants par bénévole
- vérifier que les plafonds ne sont pas dépassés 
- effectuer les paiements au cours de la même année civile que celle où le bénévolat a été effectué.

En cas de frais réels, les pièces justificatives doivent être conservées dans la comptabilité. 

4. Registre des bénévoles (obligatoire dans certaines situations)

Lorsque les bénévoles travaillent sous autorité ou en présence de personnel :

- les bénévoles doivent être inscrits dans un registre 
- un règlement du travail doit être disponible
- certaines règles du travail (durée du travail, bien-être) s’appliquent

Cette distinction est importante lors d’un contrôle de l’inspection du travail.